Document Manager

APEX  Cloud Apps  Document  Manager   automatically        transcribes,    analyzes,    synopsizes   and    generates    data      visualizations   of   MS Office,   PDF,   audio,   video  and  image  files  during  import  to  cloud storage. 

It  intelligently  classifies  files  using   an   extensible   ISO 25964  compliant   knowledge   base  and  recommends   cloud        storage  folder  locations   optimally  suited  for  information sharing

“Data sharing is the way to to solve business challenges and meet enterprise goals”

Lydia Clougherty Jones, Senior Director Analyst, Gartner

Intelligent document organization

During  upload  to  cloud  storage,   AI web  services  convert   binary  files,  including images  and  video  to  text.   Results  are  evaluated  against   multiple   knowledge  bases  and  compared  with  the  current   folder  locations of  other  documents  with  the  same  or  similar  content

APEX  Cloud Apps  Document Manager  then  automatically  recommends  and  ranks  the  most  appropriate   cloud    storage   folder   locations,   with reference  to  the  ISO 25964  international   standard  for   thesauri  interoperability  with  external  systems 

Customer  specific  directory  structures  are  easily  incorporated,   so  organizations  can  choose  from  a range  of  classification  systems  which  one  to  apply  for  any document  or  set  of  documents  

Intelligently  optimized   document   organization   facilitates   search,  access   and  retrieval of  information  and  improves  speed,  accuracy  and  consistency  when processing  large volumes  or  files  from  multiple  sources

Enhanced information retrieval

Extracted  document  text content  is  processed  using  AI  powered web services that  provide  meaningful   titles,  descriptions  and  document  summaries   as  well  as  identifying  persons,   organizations,   locations,   keywords,   themes   and        sentience  contained  within.  

All  information  is  saved to  the  Oracle   database  where  it  may  be  further        enhanced   with  User   annotations   that  include  bullet  points  and  highlighted  text  as  well  as  images,  hyperlinks  and  intelligent   document  links.

The  result is  a  far  greater  wealth  of  information compared with isolated silo based file system storage.

It  is  also  selectively   accessible  to  a much  wider audience  with  exponentially faster  access  and  more  flexible  search  criteria  including fuzzy matching  and  the use  of  query terms  not  even contained  in  the  original document

APEX Cloud Apps  delivers  secure,  globally  accessible, role-based,  document level, ISO 25964  compliant  data  sharing  for  business,  industry,  government,  health,    education,  retail,   academia,  law  enforcement,  military  –  in  fact  almost  every kind  of  operation  and  enterprise 

Automatic versioning prevents accidental data loss

APEX Cloud Apps Document Manager  automatically  saves  incremented  versions of  previous documents  and  files  when  new  ones  are  uploaded,   preventing    accidental  overwrite  and data-loss

Users  can  easily  switch  between  accessing  the  latest  version  of  documents,  previous versions  or  all document versions  using  one  simple  radio button control

Documents  may  also  be  locked  to prevent  further  modification  or  upload